Los manuales son instrumentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control de los procesos de cualquier organización, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
Muchas empresas altamente exitosas cuentan con manuales desarrollados específicamente para cada área y puesto, que les permita orientar a sus trabajadores y líderes, tanto en metodología como en objetivos.
Sabemos bien que la elaboración de un manual requiere más que tener conocimiento sobre cómo se hace cada proceso, pues necesita redactarse con un lenguaje que pueda ser entendido por todos los usuarios que lo consulten. Para ello es importante establecer y seguir un plan de trabajo que involucre a los expertos en la materia.
A continuación, te presentamos los pasos fundamentales para saber cómo hacer un manual de procedimientos administrativos para tu organización.
1. Define tus objetivos
Para que tu manual tenga sentido, debes tener claro cuál es el objetivo de explicar ciertos procedimientos. Debemos recordar que este documento es un facilitador para describir las tareas que esperamos realicen los colaboradores de manera ordenada para llegar a una meta.
Así que, antes de comenzar, plantéate la pregunta ¿qué espero que hagan los trabajadores al utilizar este manual? Para ir definiendo los objetivos del mismo.
2. Haz tu plan de trabajo
Establece un plan con todos los requerimientos para hacer de tu manual un documento exitoso. Define cuáles serán las herramientas que utilizarás para obtener información, el tipo de información que vas a requerir, si necesitas involucrar a otras personas para recopilarla y el cronograma de actividades a desarrollar para elaborar tu manual.
"Cómo desarrollar un manual de procedimientos efectivo"
3. Involucra a los expertos
Ya sea que tú eres el encargado de redactar el manual o bien, te toca elegir a la persona que dirigirá el proyecto, es indispensable que involucres a los expertos en cada área o tarea para describir de manera clara cada proceso.Determina qué personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y en qué momento participará cada una, para que aporten sus conocimientos, su experiencia y ¿por qué no? para que aprendan algo nuevo durante el proceso.
No olvides que, la persona que encabece la creación del manual será quien se encargue de consolidar la versión final del documento, llevando a cabo las correcciones pertinentes.
4. Recopila información
Una vez que tengas la planificación del trabajo y hayas notificado a los involucrados sobre esta, pueden comenzar a recabar la información necesaria para la elaboración del manual. Esta puede ser:
- Investigación documental: todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual (versiones anteriores, instructivos, memorias institucionales, entre otros.)
- Investigación monumental: para toda aquella información que no se encuentra escrita en ningún documento, puedes recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros. Aquí la participación de los expertos será clave para obtenerla.
5. Analiza la información
Una vez que hayas obtenido la información que necesitas, el siguiente paso es organizarla y analizarla, de manera que presente un orden lógico para el desarrollo de tu manual. Para guiarte en el proceso, puedes utilizar las siguientes preguntas:
- ¿Qué trabajo o actividad se hace?
- ¿Quién es el responsable realizarlo? ¿Quién lo hace?
- ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
- ¿Cuál es la finalidad del trabajo?
- ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
- ¿Cuándo o en qué momento se hace?
- ¿Por qué se hace?
Estas preguntas también te permiten entender a detalle los procedimientos del manual, su comportamiento, sus funciones dentro de la organización e identificar las relaciones que se presentan entre cada paso, para mantener una secuencia lógica de la información.
6. Conoce a tu audiencia
Antes de iniciar a escribir, debes tener muy en claro a quiénes va dirigido el manual. Conocer a tu audiencia o lector es muy importante, pues esto te dará la pauta para utilizar un vocabulario y estructura claros, precisos y comprensibles que se adapten a las necesidades de todos los usuarios.
Recuerda que un manual exitoso es aquel que puede ser entendido por todas las personas que lo lean, por lo tanto, el lenguaje que utilices en la redacción es pieza fundamental para el proceso. Puedes imaginar que escribes para alguno de tus colaboradores en específico y así hacer el mensaje un poco más amigable.
7. Crea tu plan de contenidos
Luego de conocer quién es tu audiencia, tienes que crear la estructura que tendrá tu manual. Debes tomar en cuenta que, independientemente del formato en el que lo hagas, esta debe ser ágil, dinámica, concreta y accesible.
Comienza con una portada, una introducción y un índice de los temas o secciones que se abordarán a lo largo del documento. Incluye referencias específicas, ilustra ejemplos y pasos mediante imágenes, gráficos o diagramas de flujo que ayuden la lectura y su comprensión.
Dentro de tus secciones no olvides agregar un glosario o lista con palabras clave; algún plan de contingencia para responder a situaciones de emergencia o riesgo, de ser necesario; y un directorio con el contacto de las personas clave en cada procedimiento (el gerente, el especialista en el tema, el experto en software, por mencionar algunos).
8. Válida los datos y espera su autorización
Antes de difundir el material entre los colaboradores, es necesario que lo presentes ante otras personas para llevar a cabo una lectura de comprobación, y así detectar posibles errores de comprensión, redacción y ortografía.
Una vez comprobado que la información de tu documento es correcta y comprensible, solo quedará mostrárselo a la persona o autoridad correspondiente para su autorización (esta puede ser la misma que valide los datos). Tras ser aprobado, tu manual está listo para ser distribuido entre los usuarios que lo necesiten.
Estas son algunas de las claves que debes tener en cuenta para escribir un buen manual, ya sea de procedimientos, políticas, administrativo, de inducción, o de cualquier tipo. No obstante, no todos estamos habituados a afrontar este tipo de tareas de redacción, o bien, no contamos con el tiempo suficiente para llevar a cabo todos estos pasos.
9. Cambia al mundo digital
Existen herramientas digitales que facilitan la creación del diseño y estructura para hacer manuales, donde puedes utilizar plantillas y recursos audiovisuales (imágenes o videos) para acompañar la explicación de los procesos. Una de ellas es HOB Manuals, que además de todo esto, también permite designar revisores para validar la información de los manuales y distribuirlos entre los colaboradores de manera completamente remota.
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