Hoy en día, para que las empresas puedan crecer de manera exitosa necesitan desarrollar un equipo cohesionado, con alta motivación, enfocados en resultados, que contribuyan al bienestar dentro de la organización y fuera de ella.
Esta sinergia bien conducida puede enriquecer desde adentro a cada colaborador, pues aprenden en el proceso, flexibilizan sus paradigmas y expanden sus conocimientos.
En este sentido, el objetivo de un manual de procedimientos funge como un instrumento importante para mejorar la comunicación interna, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado a los colaboradores para alcanzar los objetivos de la empresa, así como de las unidades administrativas que la constituyen.
Un instrumento que transmite conocimiento
En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos.
Para Enrique B. Franklin los manuales administrativos son “documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”.
Es decir, se tratan de herramientas muy útiles que dan a los miembros del equipo las pautas para trabajar durante su estancia en la empresa.
Beneficios de los manuales para la organización
Como primera instancia, podemos aseverar que un objetivo de un manual de procedimientos para cualquier tipo de negocio es propiciar la uniformidad del trabajo, pues al tener documentados ciertos procesos, facilitan que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas e incluso apoyarse los unos a los otros, sin ningún inconveniente.
Asimismo, contar con estos recursos permite:
Mejorar la productividad y eficiencia: Al tener documentados los procesos, los miembros de la organización podrán conocer exactamente cómo realizar un excelente trabajo.
Mantener y permear el conocimiento: Lo que permite dar valor a los clientes y diferenciarse de la competencia, es el conocimiento de cómo hacer cosas en lo que la empresa se especializa. La presencia de manuales en la empresa permitirá mantener este conocimiento disponible, asegurando que no desaparecerá espontáneamente, con la salida de uno o más miembros de la organización.
Rendir cuentas:Tener manuales a la mano facilitará que cada miembro de la empresa se haga responsable de las actividades que le corresponden, teniendo definido con claridad y precisión lo que deben hacer. De esta manera si hay falla o error, cada uno deberá asumir la responsabilidad sobre las acciones realizadas u omitidas.
Hacer a la organización escalable: Cuando los procesos y procedimientos están documentados para referencia, es mucho más fácil implementar los mismos procedimientos en una escala mayor o en otras ubicaciones. Por ejemplo, el equipo de trabajo de otras sucursales simplemente puede replicar los mismos procedimientos que ya están descritos en el manual.
Mejorar las políticas del trabajo y resolver dudas sobre estas: Con la documentación del manual los empleados pueden conocer perfectamente todo lo que se requiera sobre su puesto de trabajo e incluso sobre las políticas de la compañía, como reglas, horarios, días festivos, vacaciones, entre otros.
Difundir los valores de la empresa: Contar con estos documentos brinda a la empresa una oportunidad para contar su propia historia, así como si visión y valores entre los empleados.
Brindar claridad: Permite dejar en claro qué se espera del trabajador y qué va a ofrecer la empresa, evitando así muchos malentendidos o situaciones peores. Todo queda documentado y todos los trabajadores tienen acceso a él, por lo que no pueden existir reproches en un futuro.
Dejar todo en un mismo lugar: Un problema común en las compañías es que, aunque tengan documentadas sus políticas y procedimientos, a menudo estas se pierden o quedan archivadas donde no todo el mundo tiene acceso a ellas. Una opción para evitarlo es utilizar manuales digitales o en la nube, para mantener la información en un mismo sitio.
Otras ventajas de los manuales
- Facilidad de determinar y delimitar responsabilidades.
- Permitir ahorro de tiempo.
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Evitar desperdicios.
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Reducir costos de capacitación y errores.
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Empoderar la autonomía de los trabajadores.
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Tener mayor claridad respecto a cuál es el plan de la empresa.
- Por otra parte, los manuales son de gran utilidad al momento de prevenir fallas que se presentan con regularidad, evitando así la duplicidad de funciones. De igual forma, facilitan la inducción de nuevas personas, ya que explican todo lo relacionado con la empresa, empezando por la estructura organizacional, hasta dar detalle de los procedimientos y tareas de determinado departamento.
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Cómo hacer manuales efectivos
- Ya sea de políticas, procedimientos, operativos, o de inducción, por mencionar algunos ejemplos, el objetivo de un manual de procedimientos es proporcionar un claro valor al negocio dado que hará explícito el conocimiento en cómo opera una organización.
- Con el avance de la tecnología y las grandes cantidades de información que consumimos día con día, lo mejor es generar documentos dinámicos que puedan ser utilizados por su fuerza laboral de manera rápida, sencilla y, sobre todo portable, es decir, que pueda estar a la mano para que los colaboradores lo lean entre reuniones o mientras toman una taza de café.
- En conclusión, no existe razón alguna para que una empresa de cualquier tamaño no tenga manuales a su disposición y en Builders Manuals te facilitamos esta tarea poniendo a tu alcance una plataforma diseñada para la elaboración digital de este tipo de documentos.
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