Para que la gestión administrativa de tu empresa sea más dinámica y eficiente, es fundamental integrar un sistema de gestión documental. En la actualidad, el manejo de grandes volúmenes de información requiere una herramienta que te ayude a organizar y encontrar documentos rápidamente.
Un buen sistema de gestión documental va más allá de mantener el orden; transforma el día a día en tu negocio, facilitando una colaboración efectiva y apoyando la toma de decisiones con información actualizada y fácilmente accesible, ayudándote a alcanzar los objetivos propuestos.
En este post, te enseñaremos qué es un sistema de gestión documental, las etapas clave de la gestión documental y cómo transforma la gestión administrativa de tu empresa.
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Un Sistema de Gestión Documental, conocido también como DMS, por sus siglas en inglés (Document Management System), es un software de gestión documental que ayuda a organizar, almacenar y recuperar fácilmente los documentos dentro de una empresa.
Además, te permite digitalizar y organizar distintos tipos de documentos, catalogándolos de manera automática. Facilita el almacenamiento centralizado en un sistema basado en la nube y brinda la capacidad de editar documentos sin importar tu ubicación o el dispositivo que uses.
Es fundamental para la gestión administrativa de tu empresa, ya que mejora la eficiencia, reduce el tiempo en la búsqueda de información y en recuperar documentos, y asegura la precisión y seguridad de los archivos importantes.
Solución a Pérdidas de Documentos y Tiempo
La importancia de digitalizar documentos y adoptar un sistema de gestión documental se vuelve más evidente ante los problemas asociados con la pérdida de documentos en papel. Según Record Storage, el 7,5% de todos los documentos en papel se pierden, lo que ocasiona:
Costos adicionales
Pérdida de información valiosa
Impacto negativo en la continuidad y eficacia de los procesos empresariales
Cómo un Sistema de Gestión Documental Transforma tu Gestión Administrativa
La implementación de un sistema de gestión documental en tu empresa trae beneficios clave para mejorar tu gestión administrativa. A continuación, te presentamos los principales beneficios que obtendrás con este sistema:
Optimiza el Flujo de Trabajo
Según Record Storage, los desafíos relacionados con la gestión de documentos causan una pérdida de productividad del 21,3%. Un sistema de gestión documental reduce este problema al automatizar y simplificar los procesos de trabajo.
Tareas rutinarias como la aprobación de documentos o el seguimiento de procesos se pueden automatizar, permitiendo que los empleados se concentren en tareas más estratégicas. Esta automatización también proporciona una visión más clara y actualizada de las operaciones diarias, permitiendo una mejor planificación y coordinación.
Permite Acceso Ágil a la Información
La digitalización de documentos transforma los archivos físicos en versiones digitales, almacenándolos en un archivo centralizado. Este proceso mejora significativamente la eficiencia y el acceso a la información.
Con un DMS, los empleados pueden encontrar rápidamente lo que necesitan sin perder tiempo buscando entre papeles. Además, la centralización de documentos asegura que todos los datos importantes estén almacenados en un único lugar, reduciendo la posibilidad de duplicaciones o inconsistencias.
Protege Datos Sensibles
La seguridad es un tema de importancia en la gestión de documentos. Los DMS reducen significativamente el riesgo de pérdida o daño de documentos importantes. Al digitalizar la información y almacenarla en formato digital, se minimiza la posibilidad de pérdida, ya que dispondrás de copias de seguridad.
También muchos sistemas de gestión documental ofrecen opciones avanzadas de seguridad, como controles de acceso y registros de auditoría, para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a documentos sensibles.
Facilita Compartir Documentos
Los DMS facilitan la colaboración tanto interna como externa. Permiten compartir documentos de manera segura y eficiente, eliminando la necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico o depender de unidades físicas de almacenamiento.
Algunos sistemas permiten la edición colaborativa en tiempo real, mejorando la comunicación y la eficiencia del equipo.
Simplifica el Control de Versiones
El control de versiones es una característica destacada de los DMS. Permite a los usuarios seguir las modificaciones realizadas en un documento, asegurando que todos trabajen con la versión más actual. En caso de errores o cambios, se puede acceder a versiones anteriores, garantizando la integridad y precisión de los documentos.
Etapas Clave en la Gestión Documental
Para implementar exitosamente un sistema de gestión documental en tu empresa, es crucial que conozcas las etapas de una gestión documental efectiva. Estas etapas son la base sobre la cual se desarrollará y operará tu sistema, garantizando un manejo eficiente y seguro de la información.
A continuación, te contamos acerca de estas etapas fundamentales:
1. Planificación
Esta etapa implica el desarrollo de reglas y procedimientos para el manejo de documentos. Se clasifican los documentos, se identifica su relevancia y se planifican métodos para su creación, clasificación, digitalización y archivo.
2. Creación de Documentos
Aquí se realiza la evaluación, clasificación y registro de documentos basándose en su importancia. Se emplean soluciones tecnológicas para mejorar este proceso.
3. Procesamiento
Se controla cómo cada tipo de documento afecta las operaciones internas y externas de la organización, enfocándose en su calidad, relevancia y accesibilidad.
4. Sistematización
En este punto, se examinan, valoran, organizan, clasifican y archivan los documentos siguiendo pautas de gestión documental establecidas.
5. Transferencia
Se contempla el periodo de retención de los documentos, los formatos, así como su migración y conversión, utilizando herramientas como las tablas de valoración documental.
6. Definición del Destino de los Documentos
Se decide el destino final de los documentos, determinando cuáles conservar, cuáles eliminar o digitalizar, basándose en su ciclo de vida documental.
7. Preservación
Esta fase se centra en la preservación duradera de los documentos, estableciendo los métodos y formatos adecuados para cada tipo.
8. Evaluación Continua
Se revisa de forma constante el valor de cada documento, dando prioridad a los más relevantes y decidiendo si los documentos menos importantes deben ser retenidos o descartados.
Conclusión
La adopción de un sistema de gestión documental es un paso decisivo para optimizar la gestión administrativa de tu empresa. Este sistema mejora la accesibilidad de la información, agilizando el flujo de trabajo y permitiendo un manejo más eficiente y ordenado de los documentos.
Al centralizar y digitalizar la documentación, se facilita acceder a los documentos de forma directa y segura, lo que contribuye a una toma de decisiones más rápida y fundamentada.
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