En las empresas existe un sinfín de información documentada, cuyo objetivo es gestionar el control, calidad y desempeño de los procesos o procedimientos establecidos para cada área, a fin de proporcionar un mejor producto o servicio al cliente.
No obstante, muchas organizaciones tienden a recopilar sus manuales de manera desordenada creando versiones diferentes, según lo que en el momento se necesita, llegando al punto en el que tienen demasiados documentos que no se leen, porque no pueden encontrarse fácilmente o porque están desactualizados.
Cuando disponemos de herramientas de documentación de software para documentar los procesos de la empresa, crear los manuales e incluso hacer que los colaboradores accedan a ellos se torna más fácil. Por ello es importante que nos aseguremos de poder centralizar toda esta información en una sola herramienta.
Ventajas de mantener los manuales en un solo lugar
La centralización de manuales y procesos se trata de utilizar una sola herramienta digital para crear, modificar y consultar este tipo de documentos en cualquier dispositivo con conexión a internet, esto con el fin de hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes para el funcionamiento de la organización.
Hay muchas ventajas que implica la gestión documental en la nube en un solo lugar, algunas de ellas son.
- Evitar duplicidades. Las duplicidades traen consecuencias, como diferencias entre la información de la versión de un manual y otro o la falta de sincronización de las personas encargadas de documentarlos.
- Fácil acceso a la documentación. Todos los colaboradores tienen acceso a la información de su interés con la certeza de que estos son los documentos vigentes en la organización, sin tener que ir a un estante saturado de documentos o recurrir al dueño del proceso.
- Agilidad en la realización de las tareas. Si queremos extraer conocimiento y que nuestros colaboradores tengan una visión clara de lo que necesitan hacer en el momento oportuno, es indispensable tener nuestros manuales centralizados.
- Orden. Podrán establecer los lineamientos más factibles para el orden de los documentos y así encontrar más rápido la información, ya sea que se busque por departamento, tarea o proceso, entre otros.
- Reducción de costes y tiempos. La organización puede empezar a reducir costos en impresiones, energía y la compra de hojas de papel, además de que ahorra tiempo de consulta y aprendizaje para los colaboradores.
- Adiós al papel. Un punto a favor desde la perspectiva ecológica es que se reduce en gran proporción el uso y acumulación de papel en las compañías.
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El software en la nube para crear, editar y difundir tus manuales
Un software especializado en la creación de manuales facilita en gran medida esta actividad, sin embargo, cuando hablamos de centralización también estamos abarcando otro tipo de herramientas de documentación de software, como la posibilidad de mantener y gestionar las diferentes versiones de los manuales en un mismo lugar.
Hob Manuals es la herramienta que, además de favorecer la creación de manuales desde cero o con plantillas predeterminadas, facilita la edición del contenido y la difusión de los manuales entre los colaboradores, de acuerdo con el perfil o departamento que lo necesite.
Además de todo esto, Hob Manuals te permite:
- Crear manuales interactivos: que contenga imágenes, videos y archivos adjuntos para clarificar la explicación de los procesos.
Obtener analíticas de uso: de manera rápida, para monitorear el éxito de tus documentos y la interacción de los trabajadores con cada uno de ellos.
- Fomentar el trabajo en equipo: puedes asignar revisores y editores en cada manual para que participen en la creación, revisión o aprobación del mismo en los tiempos indicados.
- Olvidarte de versiones obsoletas: puedes asegurarte de que la última versión aprobada de tu manual esté siempre visible para tus colaboradores.
- Fortalecer el hilo de comunicación interna: las personas podrán tener a la mano y tendrán la confianza de usar siempre la versión correcta de cada documento en sus labores.
- Corregir errores: Si te equivocas, no te preocupes, puedes deshacer los cambios a la anterior versión o bien, editar el contenido de la versión actual.
- Minimizar tiempos: de creación, revisión y aprobación, así como el tiempo de publicación de los documentos de todo el negocio.
Contar con mayor seguridad: tener toda tu información en la nube la protege de accidentes, desastres naturales o incendios, además de que puedes facilitar el control de acceso y permisos a los manuales, para que el conocimiento se quede en la empresa.
En la actualidad son cada vez más las organizaciones que optan por centralizar sus herramientas de documentacion de software, con el fin de que los trabajadores optimicen la realización de sus tareas para convertirse en negocios más rentables y eficaces.
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