Para cualquier empresa mantener los estándares de calidad es fundamental para ofrecer productos inigualables y colocarse entre los favoritos de los consumidores.
No obstante, cada persona tiene una forma única de trabajar y llevar a cabo sus tareas, lo cual puede ser una limitación para hacer más eficientes los procesos y tener buenos resultados de manera constante.
Es en estos casos que la estandarización de procesos se convierte en la mejor alternativa para equilibrar las diversas capacidades del personal y con ello obtener resultados basados en reglas, mismos que se pueden medir y mejorar.
¿Qué es la estandarización de procesos?
La estandarización de procesos empresariales funciona como una guía en la que los colaboradores pueden consultar las prácticas y el camino que debe seguirse para realizar las tareas esperadas por la organización en un tiempo determinado.
Contar con procesos debidamente estandarizados y documentados, que estén al alcance de los empleados les permite reproducirlos al pie de la letra, pues establecen un orden lógico entre las etapas de desarrollo, producción y lanzamiento de un producto y oferta comercial.
Debido a su naturaleza reproducible, los procesos estandarizados tienden a crear un orden lógico entre las etapas de desarrollo, producción y lanzamiento de una oferta comercial.
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Tips para estandarizar procesos en las empresas
Para cualquier tipo de organización, estandarizar sus procesos sirve para optimizar el funcionamiento de sus actividades, lo cual vuelve más sencillo el monitoreo del desempeño de los equipos y proponer acciones de mejora continua.
Estas son algunas de las razones por las cuales deberías implementarlo en tu empresa:
Disminución de riesgos
Al crear protocolos de acción se busca que la ejecución de tareas se convierta en algo programado que reduzca la posibilidad de errores.
Mejor cumplimiento de estándares y obligaciones
Los estándares y obligaciones de la empresa deben figurar en todos los manuales, normativas y guías de trabajo de la empresa para garantizar una óptima gestión operativa.
Mayor eficiencia
Los procesos bien esclarecidos facilitan a los trabajadores el saber qué hacer y en qué momento, comprendiendo a la vez cómo su buen desempeño contribuye a que la empresa alcance las metas trazadas.
Reducción de costos
Al aumentar la eficiencia se reducen los costos, ya que es más fácil producir más con la optimización de los recursos.
Mejor claridad
Tener procesos claros, con atribución de responsabilidades y un modelo a seguir garantizan la aplicación de mejores prácticas en cada tarea.
Delegación de responsabilidades
La estandarización hace más fácil que los trabajadores comprendan sus responsabilidades y sepan quién está a cargo de cada proceso, optimizando así las entregas y el control.
Pasos para estandarizar procesos y documentarlos
Aunque las ventajas de la estandarización de procesos para las empresas puedan parecer claras, antes de comenzar es importante informar a las personas involucradas cómo se harán las cosas y capacitar al equipo para que el concepto funcione de manera efectiva.
Define objetivos e identifica los procesos a estandarizar
Ya sea que necesites mejorar las actividades de un área en específico o de la empresa en general, debes esclarecer los objetivos de la estandarización para entender cuáles son los procesos prioritarios a estandarizar, evalúa si realmente es necesario invertir tiempo en ello y cómo impactará en el desempeño de los trabajadores.
Haz un mapeo de procesos
Esta es quizás es de suma importancia, pues para planificar el camino de la estandarización hay que estudiar y conocer todas las actividades que realizan actualmente en la empresa.
El mapeo de procesos se realiza para comprender la secuencia y los pasos involucrados en cada uno de ellos, con lo cual se pueden identificar cuellos de botella para definir nuevas y mejores formas de trabajo.
Crea a un equipo responsable de la estandarización
Para que la estandarización de procesos sea efectiva, todos los equipos de la organización deben estar alineados.
Involucra a los líderes y personas clave de los diferentes equipos que conforman tu empresa, para que intercambien punto de vista, entiendan cómo el trabajo de uno afecta al de otro e identifiquen mejoras en los procesos existentes, así como nuevos procesos que promuevan el trabajo colaborativo y la eficiencia en cada tarea.
Realiza un análisis de los procesos y define estándares
El objetivo de toda estandarización de procesos es encontrar el método más eficiente, seguro o económico para cumplir con alguna actividad.
Evalúa a detalle las etapas de cada uno de los procedimientos mapeados y define estándares para cada uno de ellos, es decir, los pasos específicos que se deben de seguir, los plazos y los resultados esperados.
Ten en cuenta que establecer reglas, restricciones y orientación facilita la unificación de los procesos y ayuda a mitigar fallas.
Documenta los procesos en un manual claro y detallado
Haz un manual de procedimientos con información detallada sobre los procesos que has elegido, los estándares a seguir, los roles y responsabilidades de las personas involucradas, conceptos, prácticas, pormenores técnicos y todos los factores necesarios para garantizar una buena operación.
El hábito de documentar procesos en manuales es una parte indispensable de la estandarización. Te recomendamos optar por almacenarlos en la nube para mantener la información resguardada, segura y que sea accesible para los trabajadores.
Capacita al personal y monitorea tu estrategia
La estandarización de procesos es una tarea que nunca termina. Cada vez que implementes una nueva mejora o procesos, realiza una capacitación y explica directamente a los empleados qué ha cambiado y dónde pueden consultar la información.
Con esto, los equipos se sentirán más seguros para ejecutar sus actividades, al mismo tiempo que se mantienen alineados con los objetivos de la estandarización.
De igual forma, debes monitorear de manera constante la aplicación de la estrategia para esclarecer si se obtuvieron los resultados deseados o si se necesita hacer un reajuste.
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Herramientas que facilitan la estandarización de procesos
Estandarizar procesos dentro de una organización disminuye fallas y como consecuencia esto genera una mayor productividad en todas las áreas, así como mayor transparencia en la información, lo cual se traduce en crecimiento y madurez tanto de manera operativa como administrativa.
Hacer uso de la tecnología y el software adecuado facilita muchas de las tareas que conlleva la estandarización de procesos, en especial en cuanto a la centralización del conocimiento de la empresa y la creación de documentos como manuales de procedimientos.
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